Il Facility Management (FM) in Italia sta attraversando una trasformazione epocale, evolvendo da funzione operativa e tradizionalmente concentrata su pulizia e manutenzione a leva strategica per la competitività delle organizzazioni. Nuove tecnologie, cambiamenti culturali e una crescente attenzione a sostenibilità e benessere stanno ridefinendo ruoli e processi, spingendo le aziende a riconsiderare il modo in cui gestiscono gli spazi e i servizi. In questa prospettiva, il futuro del FM nel nostro Paese passa attraverso l’integrazione di diversi ambiti operativi e l’adozione di soluzioni digitali evolute, capaci di rispondere a sfide sempre più complesse.

1. Dall’approccio tradizionale al ruolo strategico

Fino a pochi anni fa, il Facility Management era spesso percepito come una funzione di supporto, incentrata su attività di routine quali pulizia, sicurezza e manutenzione di base. Oggi, però, i Facility Manager stanno assumendo un ruolo ben più ampio e cruciale, contribuendo in modo determinante al successo organizzativo sfruttando al meglio i continui cambiamenti tecnologici, organizzativi e sociali, emblematicamente rappresentati dalla recente integrazione dello Smart Working.  L’obiettivo non è più solo mantenere gli ambienti in buone condizioni, ma creare valore attraverso la progettazione di ambienti umanamente più produttivi, sicuri, confortevoli e flessibili.
Questo cambiamento riflette una visione strategica del FM, che integra competenze multidisciplinari: dalla gestione energetica alla manutenzione predittiva, dall’ottimizzazione degli spazi alla sostenibilità, fino al monitoraggio continuo dell’esperienza degli occupanti. Il tutto supportato da dati in tempo reale, analisi avanzate, tecnologie digitali e Intelligenze Artificiali.

2. L’Integrazione e la Partnership Ottimale come fattori di svolta

Una delle tendenze più rilevanti nel panorama italiano è rappresentata dal Facility Management Integrato (FMI), dove i servizi non sono più suddivisi tra molteplici fornitori in un’ottica “a silos”, ma gestiti in maniera unificata e coordinata. Questo approccio offre vantaggi significativi: riduce i costi complessivi, elimina duplicazioni di ruoli e consente un utilizzo più razionale delle risorse.

Tuttavia, l’adozione di un modello integrato richiede un cambio di mentalità ancora non del tutto acquisito in Italia. Molte aziende preferiscono mantenere il controllo diretto su singoli servizi, temendo di perdere autonomia o di dipendere eccessivamente da un unico fornitore. Questa resistenza, radicata in una cultura che potremmo definire “divide et impera”, può frenare l’evoluzione verso forme più strutturate e collaborative di gestione del FMI che richiede una Cultura della Partnership definibile con "l'equazione": Partnership Ottimale = Trasparenza * Condivisione dei Risparmi (Profit Sharing).

3. Barriere culturali, generazionali e manageriali

Oltre alla frammentazione, esistono altre barriere di natura culturale e manageriale che rallentano la modernizzazione del FM in Italia. Significative le considerazioni a riguardo del prof. Andrea Ciaramella (Real Estate & Facility Management Department - Politecnico di Milano) in questo VIDEO (dal minuto 10:45).

Tra queste barriere, l'ossessione per il controllo e la resistenza al cambiamento riguardano sia i vertici aziendali sia i dipendenti, che temono di dover acquisire nuove competenze o di perdere certezze operative e relativo controllo di attività svolte da decenni. Integrare servizi, adottare nuove tecnologie e modificare prassi consolidate può causare timori e insicurezze, richiedendo sforzi di comunicazione e formazione adeguati.

Inoltre, stiamo vivendo una epocale convivenza di anche 4 "Generazioni Cognitive": Boomers (1946-1964), Generazione X (1965-1979), Generazione Y o Millennials (1980-1995) e Generazione Z (1996-2012). Tale Complessità Cognitiva richiede una Comunicazione Interpersonale e Organizzativa sempre più scientificamente consapevole per evitare disturbi di varia natura.

Per superare questi ostacoli, è fondamentale puntare sulla formazione continua dei Facility Manager e del personale coinvolto, affinché comprendano i vantaggi di un sistema integrato e data-driven. Inoltre, è necessario che la direzione aziendale promuova un clima di fiducia e sostenga progetti pilota di innovazione, dimostrando concretamente i benefici di un FM evoluto.

Una delle principali vittime di alcune barriere culturali, citate anche dal prof. Ciaramella, è l'Outsourcing / l'Esternalizzazione, rinunciando a un sapiente e ottimale mix tra Personale Interno ed Esterno, ovvero beneficiandone solo in misura molto parziale.

4. L’impatto della digitalizzazione e delle Intelligenze Artificiali (IA)

La digitalizzazione sta giocando un ruolo centrale nello svecchiamento e nel potenziamento del Facility Management. L’adozione di Software di gestione integrata, l’utilizzo di sensoristica IoT, la gestione di Big Data, l’implementazione di piattaforme Cloud e l'utilizzo di Robot consentono di gestire spazi e attività anche remoti monitorando in tempo reale parametri fondamentali come consumi energetici, stato degli impianti, disponibilità degli spazi e comfort ambientale.

Queste tecnologie generano un flusso di dati costante, che i Facility Manager possono utilizzare per prendere decisioni più tempestive e accurate. Le manutenzioni, ad esempio, possono essere programmate in modo predittivo, riducendo i rischi di guasti imprevisti e ottimizzando le spese operative. Inoltre, la digitalizzazione semplifica la reportistica, favorisce la trasparenza nei confronti di clienti e stakeholder e agevola l’analisi di KPI essenziali per misurare l’efficacia dei servizi.

La digitalizzazione e l’integrazione di servizi convergono nel concetto di smart building, edifici che, grazie a sensori, sistemi di automazione e analisi dei dati, offrono ambienti altamente personalizzabili. Illuminazione, climatizzazione, sicurezza e qualità dell’aria possono essere monitorate e regolate in tempo reale, migliorando il comfort e la produttività degli occupanti.

In questo contesto, l’Intelligenza Artificiale (IA) si candida a diventare una leva cruciale per il futuro del FM. L'Intelligenza Artificiale sarà sempre più in grado di anticipare guasti, proporre piani di manutenzione ottimali e persino suggerire modifiche strutturali agli spazi. L’IA potrà anche supportare la gestione degli edifici in situazioni di emergenza, grazie a simulazioni predittive e scenari “what-if” basati su dati storici e condizioni correnti.

5. Il Fascicolo di Fabbricato Digitale

Tra le innovazioni più promettenti per il futuro del FM in Italia, spicca il Fascicolo di Fabbricato Digitale. Si tratta di un documento virtuale che centralizza tutte le informazioni relative a un immobile o a un intero patrimonio immobiliare: dai dati strutturali alle planimetrie, dalle certificazioni energetiche allo storico di manutenzione. Aggiornato in tempo reale, questo strumento fornisce una visione completa e immediata dello stato degli edifici, supportando la conformità normativa e facilitando la gestione degli interventi.
I vantaggi sono molteplici: maggiore rapidità nel reperire informazioni, riduzione del rischio di errori o dimenticanze, miglior coordinamento tra i vari attori coinvolti (proprietari, fornitori, uffici tecnici), oltre a un’importante spinta verso la sostenibilità. Grazie all’integrazione con sistemi IoT e piattaforme analitiche, il Fascicolo di Fabbricato Digitale permette di generare insight preziosi per l’ottimizzazione energetica e la prevenzione di criticità future.

6. La spinta verso la sostenibilità e l’ESG

La sostenibilità è diventata una priorità sempre più urgente, in Italia e a livello globale. Le imprese sono chiamate a ridurre il proprio impatto ambientale, adottando soluzioni più efficienti e processi compatibili con una prospettiva di lungo periodo. In questo scenario, il Facility Management gioca un ruolo chiave, intervenendo su aspetti come l’efficienza energetica, la gestione dei rifiuti, l’utilizzo di materiali eco-friendly e il benessere degli occupanti.

La crescente attenzione ai parametri ESG (Environmental, Social, Governance) spinge le aziende a misurare e comunicare i risultati raggiunti in termini di emissioni, risparmio energetico e qualità degli spazi. Il FM, grazie a tecnologie come l’IoT e il Fascicolo di Fabbricato Digitale, può garantire un monitoraggio più preciso e una rendicontazione trasparente. Questo, oltre a favorire la reputazione aziendale (Brand), consente un approccio sempre più responsabile e circolare nella gestione delle risorse.

7. Nuove modalità di lavoro e sfide post-pandemiche

L’esperienza della pandemia ha accelerato l’evoluzione delle modalità di lavoro, rendendo più diffusi i modelli ibridi e il lavoro da remoto. Gli uffici non sono più semplici luoghi di stazionamento, ma spazi dove le persone si incontrano in modo mirato per collaborare, innovare o partecipare a eventi aziendali. Questa trasformazione richiede una riprogettazione attenta, in cui il Facility Management gioca un ruolo di primo piano nel garantire ambienti sicuri, flessibili e dotati di soluzioni tecnologiche adeguate.
Non si tratta solo di ridistribuire le postazioni o di implementare policy di sicurezza sanitaria, ma di ripensare completamente la fruizione degli spazi. Dalla creazione di aree per la socializzazione alla definizione di “zone silenziose” per il lavoro concentrato, il FM deve adattarsi a esigenze sempre più diversificate, in equilibrio tra efficienza gestionale e benessere degli occupanti.

8. Competenze e professionalità emergenti

Con lo sviluppo di edifici sempre più intelligenti e la diffusione di un approccio data-driven, il profilo del facility manager sta evolvendo. Oltre a competenze tecniche tradizionali, servono capacità di analisi dei dati, conoscenze in ambito sostenibilità, competenze di project management e abilità relazionali per coordinare team multidisciplinari.
Il facility manager diventa così un professionista poliedrico, in grado di comprendere i trend tecnologici e di interagire con fornitori specializzati, analisti di dati, responsabili HR e figure di vertice aziendale. La formazione continua e l’aggiornamento costante sulle novità del mercato—come il Fascicolo di Fabbricato Digitale o le piattaforme di building automation—diventano elementi imprescindibili per rimanere competitivi.

Conclusioni: un ecosistema in evoluzione verso l'FMaaS

Facility management as a Service (FMaaS): un sapiente livello di outsourcing del Facility Management a un fornitore di servizi specializzato sta diventando sempre più popolare, permettendo alle aziende di concentrarsi sul loro core business e di beneficiare di competenze e tecnologie all’avanguardia.

Il presupposto di tale proficua evoluzione del Facility Management in Italia è un equilibrio tra innovazione tecnologica e cambiamento culturale. L’integrazione dei servizi, il superamento delle barriere manageriali e l’adozione di strumenti digitali insieme a Intelligenze Artificiali stanno già ridisegnando i confini di questo settore, orientandolo verso una maggiore efficienza, trasparenza e sostenibilità.

Per raccogliere appieno i frutti di questa evoluzione, sarà necessario investire in formazione, promuovere la collaborazione tra diversi attori e diffondere una nuova cultura manageriale, capace di valorizzare il FM come funzione strategica. Solo così, infatti, potremo rendere gli edifici più smart, ridurre l’impatto ambientale e migliorare la qualità della vita personale e professionale di chi li abita o li frequenta ogni giorno. Il Facility Management, da attività secondaria, diventa quindi un vero e proprio motore di trasformazione, pronto a guidare imprese e comunità verso un futuro più efficiente, sostenibile e innovativo, grazie a uno scientifico e maggiore Benessere Personale, Aziendale e... della Bottom Line!

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